Chắc là phần nhiều trong số các bạn đã biết tính năng Mail merge trong Word. Bài viết này không phải hướng dẫn các bạn cách trộn thư tín mà nói về cách sử dụng Mail merge để gửi thư.

Trước giờ, khi các bạn muốn gửi 1 email cho nhiều người thì chỉ cần điền các địa chỉ mail muốn gửi vào ô địa chỉ gửi đi (các địa chỉ mail cách nhau bằng dấu phẩy). Nhưng hãy hình dung rằng một lúc nào đó, nội dung gửi đi cho mọi người không giống nhau, bạn phải điền tên người nhận vào nội dung thư. Lúc này, bạn phải nhờ đến Mail merge để thực hiện.

Đầu tiên, các bạn mở Excel và soạn thảo 1 bảng tính gồm các cột họ tên và email


Lưu lại với tên danhsach

Tiếp theo, các bạn soạn nội dung thư trong Word như minh họa sau:


Sau đó, vào thẻ Mailing, chọn Select Recipients > Use existing list.


Chọn file danhsach đã tạo lúc nãy. Do nãy chúng ta làm ở Sheet 1 nên giờ các bạn sẽ chọn Sheet1$. File danhsach có 1 dòng tiêu đề nên các bạn để dấu check ở dòng First row of data contains column headers, OK.


Tô đen ở dấu ... cần điền tên, chọn Insert merge field, chọn cột HOTEN cần điền vào



Nhấn vào Preview result để xem kết quả.


Bây giờ, chúng ta tiến hành gửi mail đến từng người tương ứng. Chọn Finish & Merge, Send e-mail message


Ở hộp thoại hiện ra, chọn EMAIL ở ô To, điền Subject line là tiêu đề thư. Sau đó nhấn OK


Lúc này, MS Outlook sẽ được mở ra và các bạn cần đăng ký một account là thông tin email của bạn dùng để gửi đi. Sau khi hoàn tất, Outlook sẽ gửi thư mời của bạn đi theo danhsach lúc đầu